Welche Konten muss ein Vermieter für Mieteinnahmen führen?

Als Vermieter ist es wichtig, den Überblick über sämtliche Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Diese sind für die Steuererklärung relevant und gesetzlich bestehen ebenfalls Vorgaben, wie die Buchhaltung zu organisieren ist.

Für die Vermietung benötigst Du mindestens ein Geschäftskonto sowie ein separates Konto, auf welchem die Kaution liegt. Wie ist solch ein Mietkonto gestaltet und was ist dabei zu beachten?

Definition des Mietkontos

Als Vermieter ist eine saubere Trennung des privaten und gewerblichen Zahlungsverkehrs erforderlich. Nicht nur aus organisatorischen Gründen, sondern aufgrund gesetzlicher Vorgaben ist solch eine Abgrenzung notwendig.

Noch vor dem eigentlichen Beginn des Mietverhältnisses verlangen Vermieter die Zahlung der Kaution. Diese hat zwar auf ein eigenes Konto zu erfolgen, ist allerdings nicht mit dem Mietkonto gleichzusetzen.

Das Mietkonto dient als separates Geschäftskonto, auf welchem sämtliche Transaktionen aus der Vermietertätigkeit fließen. Dies umfasst etwa die Mieteinnahmen als auch die Ausgaben, die aus der Verwaltung der Immobilie entstehen.

Gesetzliche Vorgaben bei der Kaution

Vor dem Mietbeginn ist im Mietvertrag vereinbart, dass der Mieter eine Kaution hinterlegen muss. Diese beträgt in der Regel drei Monatsmieten und ist an den Vermieter zu überweisen. Obwohl das Geld weiterhin Eigentum des Mieters ist, übernimmt der Vermieter die Verwaltung. Sollte es zu einem Schaden oder einem Ausfall der Mietzahlungen kommen, darf Er auf die Kaution zurückgreifen, um die Kosten zu decken.

Für Vermieter mag es einfacher sein, die Kaution auf dem Privatkonto einzuzahlen. Zwar dürfen Vermieter nicht frei darüber verfügen, doch hält sich der Aufwand dadurch in Grenzen.

Gesetzlich ist diese Vorgehensweise allerdings nicht gestattet. Denn es ist vorgeschrieben, dass Vermieter verantwortungsvoll mit dem Eigentum des Mieters umgehen muss. Bei der Einzahlung auf das Privatkonto besteht die Gefahr, dass im Falle der Insolvenz die Kaution später nicht mehr ausgezahlt werden kann. Dies würde zum Nachteil des Mieters sein, obwohl dieser keine Pflichtverletzung begangen hat.

Zum Schutze des Mieters besteht daher die Vorschrift nach §551 Abs. 3 BGB^[1], dass die Kaution auf ein separates Konto einzuzahlen ist. Dieses ist im Falle einer Insolvenz vor den Forderungen der Gläubiger geschützt, sodass es nicht zum Vermögen des Vermieters zählt.

Ebenso besteht der Vorteil darin, dass der Vermieter leichter nachweisen kann, dass das Geld wie beabsichtigt einbezahlt wurde. Denn der Mieter muss bei Nachfrage einen Beleg darüber erhalten, wo die Kaution sich befindet. Auf einem separaten Konto ist dies mit einem Kontoauszug problemlos möglich.

Um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, muss der Vermieter also über mehrere Konten verfügen. Ein einziges Mietkonto ist nicht ausreichend, sondern es muss mindestens ein Geschäftskonto sowie ein Kautionskonto bestehen.

Kautionskonto eröffnen

Fraglich ist, welches Konto für die Kaution geeignet ist. Denn es besteht die Besonderheit, dass es vor einer Insolvenz geschützt sein soll und das Guthaben weiterhin dem Mieter gehört.

Um diese Anforderungen zu erfüllen, wird üblicherweise ein Treuhandkonto eingerichtet. Bei diesem ist der Mieter der Inhaber, wobei der Vermieter die Verwaltung übernimmt. Der Mieter besitzt zwar keinen Zugriff darauf, Ihm werden aber weitreichende Rechte eingeräumt. Daher ist diese Variante deutlich praktikabler als ein gewöhnliches Girokonto.

Grundsätzlich können sich Mieter und Vermieter aber auch auf eine andere Aufbewahrung der Kaution einigen. Denn auf dem Treuhandkonto sind die Zinsen vergleichsweise gering. Besteht der Wunsch, dass das Geld nicht einfach auf dem Konto liegt, sondern noch Zinsen oder eine Rendite erwirtschaftet, ist auch die Anlage in Anleihen oder einem Depot möglich. Insofern sich beide Parteien darauf einigen, können Sie frei über die Form der Aufbewahrung der Kaution entscheiden.

Der Gewinn aus der Anlage der Kaution ist nach Beendigung des Mietverhältnisses wieder an den Mieter auszuzahlen. Somit könnte es für Ihn attraktiver sein, das Geld gewinnbringend anzulegen.

Mietkonto für gewerbliche Zahlungen

Ist die Kautionszahlung einmal geleistet, sind weitere Transaktionen auf den Kautionskonten nicht zu erwarten. Erst mit Ablauf des Mietvertrags geht das Geld wieder an den Mieter, verbleibt ansonsten aber unberührt auf dem Konto.

Für die Vermietung ist es wichtig, mindestens ein weiteres Konto zu führen, auf welchem sämtliche Transaktionen ablaufen, die mit der Vermietertätigkeit in Zusammenhang stehen. Dies dient nicht nur der Übersicht, sondern ist vorgeschrieben, da das Privatkonto nicht für gewerbliche Zwecke genutzt werden darf.

Selbst, wenn als Vermieter nur die Verwaltung einer einzelnen Wohnung besteht, ist das Vermieterkonto ein Muss. Denn schnell zeigt sich, dass auch in diesem Fall zahlreiche Zahlungsströme bestehen. Dazu gehören:

Für eine bessere Übersicht bietet sich die Nutzung einer professionellen Buchhaltungssoftware an. Mit dieser ist auf den ersten Blick erkennbar, ob die Vermietertätigkeit lohnenswert ist. Zudem erleichtert sie wesentlich die Erstellung der Steuererklärung^[2] und gilt daher als wichtige Unterstützung.

Eigenschaften des Vermieterkontos

Während beim Mietkonto für die Kaution noch stärkere Einschränkungen bestehen, ist dies beim Vermieterkonto weniger der Fall. Es handelt sich um ein gewöhnliches Geschäftskonto, auf welchem der Vermieter einen Zugriff besitzt.

In Frage kommt dementsprechend jedes Girokonto, welches Banken für die gewerbliche Tätigkeit anbieten. Diese unterscheiden sich jedoch in den Kosten und dem Funktionsumfang von einem Privatkonto.

Als Vermieter solltest Du darauf achten, dass eine unkomplizierte Integration in Deine Buchhaltungssoftware möglich ist. Dies bieten sowohl große Kreditinstitute sowie neuere Fintechs an. Für die Integration ist kein umfangreiches technisches Wissen erforderlich, sodass Du bequem online den Überblick behältst.

Zudem ist es hilfreich, wenn die Anlage mehrerer Unterkonten möglich ist. Dort lassen sich die Instandhaltungsrücklagen aufbewahren und verschiedene Abgrenzungen tätigen. Dies erleichtert es, die Zahlungen nachzuvollziehen.

Um das beste Mietkonto zu finden, lohnt sich ein umfassender Vergleich. Denn je nach Kreditinstitut variieren der Leistungsumfang sowie die Kosten.

Durchschnittliche Kosten

Je nach gewähltem Kreditinstitut und dem Leistungsumfang variieren die Kosten. Möchtest Du mehrere Unterkonten einrichten und führst Du eine höhere Anzahl an Überweisungen durch, ist mit steigenden Kontoführungsgebühren zu rechnen.

Diese können bis zu 20 Euro betragen. Es lohnt sich, eine umfangreiche Recherche durchzuführen, um die besten Konditionen zu erhalten.

Teilweise ist das Mietkonto auch zusammen mit einem kompletten „Vermieterpaket“ abschließbar. Neben dem Konto erhältst Du weitere Möglichkeiten der Verwaltung, welche Dir bei der Tätigkeit helfen.

Kontoführungsgebühren sind steuerlich absetzbar

Ein kostenloses Mietkonto wirst Du kaum finden. Anders als im Privatbereich, ist das gewerbliche Konto mit Kosten verbunden. Diese setzen sich aus den Kontoführungsgebühren sowie weiteren Kostenpunkten zusammen. Denn teilweise ist pro Überweisung eine Gebühr fällig und je nach Anzahl der Unterkonten bestehen auch dort Unterschiede.

Zu beachten ist, dass die Kosten für diese Art des Girokontos steuerlich absetzbar sind. Sie gelten als geschäftliche Aufwendungen, weshalb sie als gewinnmindernd gelten. Sie schmälern den Gewinn, was zu Steuereinsparungen führt. Genauer lässt sich dies mit dem kostenlosen Steuerrechner für Mieteinnahmen veranschaulichen.

Nicht erlaubt ist hingegen das Umlegen der Kontogebühren auf den Mieter. Diese Kosten gehören zur Verwaltungstätigkeit des Vermieters und sind nicht umlagefähig. Für Mieter lohnt sich ein Blick in die Nebenkostenabrechnung, um sicherzustellen, dass dort keine Kosten für das Girokonto aufgeführt sind. Sollte dies der Fall sein, ist eine Anpassung der Nebenkostenabrechnung erlaubt, in welcher die Kontokosten nicht mehr aufgeführt sind.

Das Mietkonto für die erfolgreiche Vermietertätigkeit

Als Vermieter gehört mehr dazu, als nur reichlich Kapital in eine Wohnung zu investieren und dann die Einkünfte zu generieren. Die Tätigkeit ist keinesfalls passiv, sondern mit einem gewissen Aufwand verbunden.

Um all die Zahlungen im Überblick zu behalten, sind mindestens zwei Konten erforderlich. Eines dient zur Aufbewahrung der Mietkaution, während das weitere Konto für sämtliche Transaktionen der Vermietung dient.

Als Vermieter lohnt es sich, nicht einfach des erstbeste Konto zu wählen, sondern einen umfassenden Vergleich durchzuführen. So erfüllt das Mietkonto genau Deine Bedürfnisse und erleichtert die Vermietertätigkeit ungemein.